Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch verarbeitet werden kann: XRechnung als reiner Datensatz, ZUGFeRD als Kombination aus PDF und Datensatz. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung.
Bei öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung Pflicht; im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen werden können, die Ausstellungspflicht folgt stufenweise.
Bei der Software-Auswahl gehört die Frage dazu, ob das System XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und empfangen kann und wie die Übergabe an die Buchhaltung über die DATEV-Schnittstelle läuft.