Angebote kalkulieren, Aufmaße abrechnen, Kolonnen planen, Stunden erfassen, Geräte verwalten, Pflegeverträge terminieren, Belege ans Steuerbüro geben: Die Verwaltung eines GaLaBau-Betriebs besteht aus klar abgrenzbaren Bausteinen. Dieser Leitfaden erklärt jeden Baustein, zeigt die sinnvolle Entscheidungsreihenfolge und benennt typische Fehler beim Einstieg.
1. Kalkulation und Angebot: Eine GaLaBau-Kalkulation rechnet Lohn, Material, Pflanzen, Geräte und Zuschläge in belastbare Einheitspreise um. Branchen-ERPs wie DATAflor und KS21 bringen dafür Stammdaten und teils Pflanzenkataloge mit. Wer öffentliche Ausschreibungen bearbeitet, braucht zusätzlich den Import von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format. Zum Baustein gehört auch die Nachkalkulation: Erst der Abgleich von kalkulierten und tatsächlichen Stunden zeigt, welche Auftragsarten Geld verdienen.
2. Aufmaß und Abrechnung: Aus dem Aufmaß wird die Rechnung. Bei VOB-Aufträgen muss das Aufmaß prüfbar sein, im öffentlichen Bereich REB-konform mit Formelsammlungen. Dazu gehören Abschlagsrechnungen, Regieberichte und das Nachtragsmanagement, wenn der Auftrag sich unterwegs ändert.
3. Baustelle mobil, Zeiterfassung und Doku: Die Kolonne erfasst Stunden per App statt auf dem Stundenzettel und dokumentiert den Baufortschritt mit Fotos. Mobile Zeiterfassung speist Lohn und Nachkalkulation, die Baustellendokumentation sichert Beweise bei Mängelrügen und hält Lieferscheine, Bautagesberichte und Kundenfreigaben an einem Ort fest. Hier sind die Ergänzungstools zu Hause: galawork, Craftboxx (offlinefähig) und memomeister als reine Projektakte; die ERPs bringen eigene Apps mit, etwa DATAflor TIME oder KS21 GaLaMobil.
4. Geräteverwaltung: Eine Geräteverwaltung plant Einsätze, verortet Maschinen (galawork mit GPS) und ordnet Gerätestunden den Baustellen zu, damit sie in der Nachkalkulation auftauchen. Auch Wartungstermine und Prüffristen lassen sich hier hinterlegen, damit kein Gerät unangekündigt ausfällt.
5. Pflegeverträge: Wiederkehrende Pflegeaufträge sind planbarer Umsatz, verlangen aber Terminserien, Saisonplanung und automatische Abrechnung. Dasselbe Muster gilt für den Winterdienst. KS21 führt für die Pflege ein eigenes Modul, galawork und Plancraft werben ausdrücklich mit Pflegeverträgen.
6. Buchhaltung, DATEV und E-Rechnung: Rechnungen, Zahlungen und Belege fließen ans Steuerbüro, im Idealfall über eine DATEV-Schnittstelle, die DATAflor, KS21 und Plancraft ausdrücklich anbieten. Dazu kommt die E-Rechnung: Seit 2025 gilt im B2B-Bereich eine Empfangspflicht, öffentliche Auftraggeber verlangen elektronische Rechnungen ohnehin. BRZ bietet Baulohn wahlweise als Software oder als Outsourcing-Dienstleistung an.
Schritt 1, die GAEB-Frage: Bearbeiten Sie öffentliche Ausschreibungen oder wollen Sie das künftig? Öffentliche Auftraggeber stehen für 21,23 % des Branchenumsatzes (BGL 2025), und ihre Aufträge verlangen GAEB-Import, VOB-Abrechnung und prüfbares Aufmaß. Die Frage ist im Ratgeber Spezialist oder Handwerkersoftware ausführlich behandelt.
Schritt 2, der Einstiegsweg: Komplettsystem oder schrittweiser Aufbau? Wer bei null startet, kann mit einem Cloud-Allrounder alle Kernbausteine auf einmal bekommen. Wer eine funktionierende Bürosoftware besitzt, ergänzt sie um ein Baustellen-Tool: galawork und Craftboxx sind solche Tools und arbeiten ohne Angebot und Rechnung. Wer regelmäßig öffentlich baut, plant das Branchen-ERP als Gesamtprojekt mit Einrichtung, Datenübernahme und Schulung.
Schritt 3, der Anbieter: Erst jetzt lohnt der Detailvergleich nach Preis, Bedienung und Modulen. Testen Sie mit einem echten Projekt: ein reales Angebot kalkulieren, eine Woche Stunden erfassen, eine Rechnung erzeugen. Craftboxx bietet 14 Tage kostenlosen Test, die ERP-Anbieter führen ihre Systeme in Präsentationsterminen vor.
Hilfreich für alle drei Schritte ist eine schriftliche Anforderungsliste: Welche Bausteine brauchen Sie sofort, welche in zwei Jahren? Wie viele Büro-Arbeitsplätze und wie viele mobile Nutzer sind auszustatten? Welche Schnittstellen (DATEV, GAEB, Lohn) sind Pflicht? Mit dieser Liste lassen sich Angebote der Anbieter direkt vergleichen, und sie verhindert, dass eine gut präsentierte Einzelfunktion die Entscheidung dominiert.
| Einstiegsweg | Beispiele | Abgedeckte Bausteine | Kosten (Stand 08/2026) |
|---|---|---|---|
| Branchen-ERP komplett | DATAflor, KS21, Rita Bosse | Alle sechs, inkl. GAEB, REB-Aufmaß, CAD | auf Anfrage (Module + Arbeitsplätze) |
| Cloud-Allrounder | Plancraft, ToolTime | Kalkulation, Angebot, Rechnung, Zeiterfassung, mobil; GAEB bei Plancraft ab Pro | Plancraft 47,92–249,90 €/Mon.; ToolTime lt. trusted.de 69–279 €/Mon. |
| Baustellen-Tool ergänzend | galawork, Craftboxx, memomeister | Mobile Baustelle, Zeiterfassung, Doku, Geräte; ohne Angebot/Rechnung | Craftboxx 15,99 €/Nutzer/Mon., memomeister 19 €/Nutzer/Mon., galawork auf Anfrage |
Mit dem Baustein, der am meisten Zeit kostet. Wer unter langsamer Angebotserstellung leidet, beginnt bei der Kalkulation. Entscheidend ist, dass die gewählten Bausteine über Schnittstellen zusammenpassen.
Eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht nach dem BAG-Beschluss von 2022; die Form ist damit noch nicht abschließend geregelt. Digitale Erfassung per App reduziert Übertragungsfehler und liefert die Stunden direkt für Nachkalkulation und Lohn.
Wenn ein Steuerbüro die Buchhaltung macht, spart sie den Belegabtausch. DATAflor, KS21 und Plancraft führen die Schnittstelle ausdrücklich auf. Prüfen Sie zusätzlich, ob die Software E-Rechnungen empfangen und ausgeben kann.
Baustellen-Tools und Cloud-Allrounder sind auf schnellen Start ausgelegt, Craftboxx etwa mit Onboarding-Paketen für 199 bis 799 €. Branchen-ERPs brauchen Einrichtung, Datenübernahme und Schulung nach Zeitplan des Anbieters. Planen Sie eine Parallelphase mit dem Altprozess ein.
Die sechs Bausteine geben der Softwareentscheidung eine klare Struktur: erst die GAEB-Frage, dann der Einstiegsweg, dann der Anbieter. Den Preisrahmen für jeden Weg liefert der Kostenratgeber, die Anbieterübersicht der Vergleich. Die wichtigsten Fachbegriffe von GAEB bis Regiearbeit erklärt das Lexikon in kompakter Form.